Gestión de tareas: el secreto tras un equipo eficaz y bien estructurado

Hoy en día, muchas son las empresas que han caído en bancarrota como respuesta a la pandemia global del coronavirus. O al menos eso creía. La realidad es que, el virus no ha hecho más que agilizar lo que ya estaba claro que iba a suceder. ¿Cómo estamos seguros de ello? Fácil, por la forma en que cayeron. No tuvieron visión a futuro, menos un plan de emergencia en caso este tipo de eventos sucedieran. Y eso, es una mala gestión dentro de la organización.

Un negocio puede presentar dificultades por diferentes motivos, pero de entre todos resaltan dos: falta de comercialización: no hay suficientes clientes, o por una mala gestión al tener un líder débil y un equipo pésimo. 9 de cada 10 casos es uno de los dos o peor: ambos. Fácil es culpar de ello al Gobierno, a la competencia o a quien sea por la baja productividad en la economía de TÚ empresa, pero no se puede ocultar el sol con un dedo. Una mala gestión es evidente y sinónimo del fracaso.

La base de la optimización de la gestión de tareas

Como empresa, podrías estar trabajando en varios proyectos. Y cada proyecto se compone de varias tareas. Saber cómo administrar cada una es el secreto para completarlos a tiempo. La gestión de tareas es un proceso en el que debe:

• Esquema de su proyecto. E identificar todas las tareas a completar.
• Priorizar las tareas según un criterio establecido.
• Cree un horario que sea firme pero flexible.
• Delegar a las personas adecuadas.
• Coordinar y comunicarse con ellos.
• Monitoree, rastree y analice su progreso.

También requiere una gestión adecuada del tiempo. Porque necesita que su equipo gaste solo la cantidad de tiempo requerida asignada a cada tarea. Las tareas prioritarias deben completarse primero. Debe asegurarse de que su equipo no se distraiga y se mantenga en el camino. La gestión optimizada de tareas le permite estar al tanto de todo su trabajo y los ayuda a cumplir sus plazos.

Crear una estructura

Ahora, cuando se trata de administrar personas, una cosa que he aprendido es que las personas no son manejar. Por ende, es mucho mejor si puedes manejar sus actividades para que así se administren. A medida que su empresa crezca, no podrá microgestionar a todos. Entonces, tienes que crear una estructura o un sistema donde puedas contar con esta facultad. Su trabajo como líder es mostrarles lo que se necesitaría para que tengan éxito.

El éxito podría ser en: términos financieros, de estado o de su rol dentro de la empresa. Pero, lamentablemente no todos tendrán las mismas direcciones. Podrán estar en el mismo barco, pero sus actitudes demostrarán que en realidad buscaba viajar en otro. Cualesquiera que sean sus objetivos, debes de identificarlos para ir todos en un mismo rumbo y sin percances. Asegúrese de que no se desvíen de eso.

Contrata a las personas adecuadas

Ligado al punto anterior. Para evitar que tu propio equipo genere conflictos, lo mejor es corregirlo de raíz. Es decir, desde el proceso de contratación. Los negocios son un juego de márgenes. Y los amigos no siempre resultan en resultados. Los empleados rentables lo hacen. La única razón por la que contrata personas en su empresa es para que le den resultados. Contratas por rentabilidad. Hay tres cualidades principales que considero cuando estoy contratando personas en mi equipo.

La estructura de la gestión eficaz de tareas

Esta estructura es solo una plantilla. No es definitiva que se ajuste a todas las empresas. Lo que se aplica a usted puede no aplicarse a los negocios de otra persona. Todo depende del tamaño de su negocio, su equipo, su presupuesto y el alcance de sus proyectos. Lo que debe hacer como líder es tener un sistema en su lugar. Y si tiene las personas adecuadas trabajando, su gestión de tareas se optimizará.

1. Establezca un esquema para sus proyectos

Como líder, primero debe crear un esquema general para sus proyectos. Para ello, debe de definir cuáles son los objetivos y propósitos de su trabajo:
Identifique todas las tareas necesarias para lograr los objetivos.
Un marco de tiempo práctico que su equipo necesitaría para ejecutarlos.
Decide y asigna el presupuesto y los recursos que requiere tu equipo.

Debe dividir las tareas grandes en subtareas más pequeñas y luego centrarse en completarlas una por una. No obstante, recuerde que si la planificación de un proyecto desencadena una idea para otro, no lo agregue. En cambio, cree uno nuevo. Y cree un plan separado para ello más tarde. Mientras planifica eso, puede tener la idea de crear otras garantías de la compañía. Planifique, programe y reúna a su equipo y recursos para trabajar en él. Y poner ese plan en acción.

2. Clasificar y priorizar tareas

Una vez que tenga su lista de tareas, lo siguiente que debes de hacer es priorizar unas tareas sobre otras. Todas son necesarias para un fin, pero unos lo son más que otros. Debe asignar un nivel de prioridad a cada tarea. Defínalos por un conjunto de propiedades y, una vez que lo tenga, podrá asignar tareas de manera efectiva.

Una forma de ver sus tareas es identificar:
Tareas que se pueden programar cronológicamente.
Los que se pueden programar simultáneamente.
Tareas que se pueden ejecutar en cualquier momento dentro de la línea de tiempo del proyecto.

Luego, cree un horario alrededor de esas tareas. Depende de usted decidir el nivel de dificultad requerido para cada tarea. Pero es importante que los defina. Puede usar etiquetas como: muy fácil, fácil, moderado, difícil o muy duro.

¿Qué tan urgente es la tarea?

Un líder de equipo efectivo sabe que no todas las tareas en su lista de tareas pendientes deben hacerse de inmediato. Puede usar etiquetas como: ahora mismo, hoy, mañana o en una semana. Trate de ser honesto y realista en sus estimaciones. Si planea hacer todo ahora, nunca hará nada.

3. Crea un horario

¿Para que? Pues para optimizar la gestión de las tareas. Ahora que tiene todas las tareas individuales listadas, categorizadas y priorizadas, tiene que hacer un horario para desarrollarlas. Debe de respetar cada marco de hora de lo contrario, podrías retrasar otros proyectos que tienes después. Esta es una parte crítica de un proceso de gestión de tareas optimizado.

Recuerde que debe asegurarse de que cada período de tiempo que establezca sea realmente posible. Programar tareas es una gran habilidad de gestión de tareas para un líder. Mantiene al equipo enfocado en el trabajo disponible. Para que no se salgan del camino preocupándose por otras tareas.

4. Delegar y asignar tareas

Esto irá de la mano con la creación del cronograma para sus tareas. La integridad de su horario depende de su equipo, por lo que otorgarles esa responsabilidad será vital para ver su desempeño y respeto de los plazos establecidos. Las personas más adecuadas para abordar esas tareas deberán también comandar su microequipo para conseguirlo. Así, todos contribuyen en su desarrollo profesional.

Antes de comenzar a delegar, considere:

• ¿El conocimiento y las habilidades con respecto a la tarea asignada?
• ¿Tienen experiencia manejando tales tareas
• ¿Requieren algún entrenamiento?
• Si es así, ¿puede dedicar tiempo y recursos para la capacitación?

Recuerde, si agrega una nueva persona a su equipo que no tiene suficiente experiencia, sea paciente. Un líder efectivo permitirá que los nuevos miembros aprendan y crezcan con el tiempo. Todo lo que tiene que hacer es asignarles tareas de acuerdo con su experiencia. Eventualmente, puedes comenzar a darles más responsabilidad. Aquí hay algunas cosas que debe mirar antes de delegar tareas:

• ¿Cuál es su estilo de trabajo preferido?
• ¿Pueden manejarlo solos o necesitan más apoyo?
• ¿Cuáles son sus objetivos e intereses a largo plazo?
• ¿Su objetivo se alinea con la tarea?
• ¿Cuál es su carga de trabajo actual?
• ¿Tienen tiempo para asumir más trabajo?
• ¿Tendría que reorganizar otras responsabilidades y cargas de trabajo?

5. Comunicación efectiva y coordinación

La mala comunicación se encuentra entre las cinco causas principales del fracaso de un proyecto. En mi experiencia, la falta de comunicación puede conducir a desastres. Cada miembro trabaja en sus tareas individuales y eso se combina para crear la imagen completa, es decir, un proyecto exitoso. Al implementar una estrategia de comunicación clara, todo el proyecto se une sin problemas al final.

Cuando haya terminado de delegar tareas, asegúrese de que su gente sienta que puede hacer preguntas y ofrecer comentarios. Su equipo también debería sentir que puede tomar decisiones. Al mismo tiempo, debe ser coherente con los seguimientos. No deberías culpar a los miembros del equipo cuando algo sale mal. Esa no es la señal de un buen líder.

Tienes que estar involucrado con los proyectos. Si se acercan los plazos y aumenta la carga de trabajo, es hora de que usted dé un paso adelante. Debe asegurarse de que todos los pasos sean seguidos por todos en el equipo. Su incapacidad para hacer eso puede conducir a contratiempos importantes, a largo y corto plazo.

6. Seguimiento, análisis y mejora

La comunicación efectiva continúa siendo importante cuando las tareas también se completan. Medir el trabajo y los resultados de cada persona es una parte importante de una estrategia eficaz de gestión de tareas. Este es el momento de evaluar el desempeño, generar motivación y compromiso.

Cuando un miembro del equipo completa una tarea:
Comprobar y evaluar su trabajo.
Asegúrese de que corrijan sus errores si los hay.
Deles retroalimentación para que puedan mejorar.
Mostrar aprecio genuino por un trabajo bien hecho.

Puede preguntar a los miembros de su equipo cómo miden su desempeño. Cuando su equipo puede proporcionar información, les da la propiedad del proceso. Después de todo, tienen el mejor conocimiento sobre:

• ¿Cómo lo hicieron?
• ¿Qué decisiones tomaron?
• ¿Y cómo les parece el éxito de una tarea?
• ¿Qué podrían haber hecho mejor?

Si ha contratado a las personas adecuadas para el trabajo, verá un fuerte deseo de mejorar en ellas. Asegúrese de que haya un plan para que sean mejores y más eficientes en sus tareas. Si requieren entrenamiento, déselo. Organice un curso o seminario. Discuta cómo su éxito afectará las recompensas financieras, las oportunidades futuras, etc. Brinde reconocimiento donde lo merezca.